Septembre est le moment idéal pour mettre en place une nouvelle organisation. L’été nous a permis de déconnecter, de revenir avec une belle énergie et de nouvelles résolutions!

C’est décidé pour la rentrée vous vous accordez plus de temps et pour cela il faut optimiser son planning!

Démarrer l’année en étant plus efficace et moins stressé

Aujourd’hui je vous présente 5 outils simples qui vont vous permettre de mieux vous organiser et donc de gagner du temps.

Je les utilise au quotidien depuis plus de 2 ans et cela m’a permis de :

• mieux m’organiser,
• gagner en sérénité,
• mettre en place une veille efficace,
• planifier mes réunions de travail,
• retrouver rapidement mes notes.

Tout ces outils d’aide à l’organisation sont gratuits et peuvent être synchronisés depuis n’importe quel ordinateur ou appareils mobiles (tablette et téléphones).

Google agenda : un agenda en ligne collaboratif

Le premier pas vers une bonne organisation est la mise en place d’un agenda.

Google Agenda (ou Google Calendar en anglais) est un agenda en ligne gratuit. Une simple connexion internet et un compte Google vous permettront de planifier vos semaines. Il est également possible grâce à Google Gears de vous connecter sans avoir besoin d’internet.

Très simple d’utilisation, il vous permet de programmer vos rendez-vous et de vous envoyer des rappels par mail ou SMS. En mode collaboratif, vous pouvez envoyer des invitations pour des réunions ou partager votre agenda avec vos partenaires.

Google Agenda peu également vous permettre de gérer la réservation d’une salle de réunion ou d’un vidéoprojecteur par exemple!

Exemple de Google agenda

Remember the milk pour gérer vos “todo list”

La todo list ou liste de tâches est une méthode qui consiste à noter sous forme de liste toutes les tâches que l’on doit faire. Cela permet de visualiser sa charge de travail, de se libérer l’esprit et surtout de ne rien oublier!

Remember the Milk est une application dont je ne peux plus me passer. Elle permet de gérer plusieurs listes de tâches (professionnelles et personnelles) en leur attribuant :

• une date de réalisation,
• un ordre de priorité,
• des mots clés,
• un lieu,
• etc…

Vous pouvez créer autant de listes que vous le souhaitez, les partager, faire des annotations… et recevoir un rappel par e-mail, SMS ou par messagerie instantanée.

Exemple d’une todo list gérer par Remember the milk

Pomodoro : être monotâche pour être plus efficace

Pour être plus productif et arrêter la procrastination voici une méthode simple : Pomodoro (ou la technique de la tomate en italien).

Le but est de se concentrer sur une tâche unique sur une période de 25 minutes. 25 minutes étant la durée pendant laquelle votre niveau de concentration est le plus haut.

Travailler sans interruption sur une seule action va vous permettre d’aller à l’essentiel et de ne pas vous disperser.  Finit de passer du coq à l’âne toutes les 10 minutes sans jamais rien finir!

Si la tâche est interrompue, elle est considérée comme nulle et doit être recommencée.

En fin de journée, faire le bilan de vos “tomates cuisinés” vous permettra de trouver des axes d’améliorations pour l’organisation de vos prochaines journées.

Voici les différentes étapes de la méthode Pomodoro :

1. Faire la liste des tâches en les priorisant (vous pouvez utiliser votre to do list réalisé sur Remember The Milk).
2. Choisir une tâche unique que vous réaliserez en 25 minutes.
3. Vous pouvez utiliser un minuteur de cuisine ou en ligne comme Tomato timer.
4. Noter la tâche finit dans un tableau Excel par exemple.
5. Faire une courte pause de 5 minutes.
6. Au bout de 4 tomates ou pomodori prendre une vraie pause de 10 minutes.

Utiliser un minuteur en ligne pour vos Pomodoro

L’art de gérer son temps est régi par l’art de ne pas en perdre en recherche inutile! C’est pourquoi nous enchainons avec l’outil Ervenotes.

Evernotes : centraliser toutes vos notes

Evernote est un espace de travail en ligne qui vous permettra de retrouver tout votre travail de veille ainsi que vos notes.

Exemple Evernote : saisir une note

Cet outil est devenu pour moi indispensable car il permet de :

• Rédiger des notes.
  
• Capturer des articles web, des notes manuscrites , des images, des sons, etc…
  
• Classer et d’annoter vos fichiers.
• Retrouver rapidement vos documents.
• Synchronisez votre contenu sur tous vos ordinateurs et téléphones
• Partagez votre travail.

Evernotes peu également être utilisé comme un outil collaboratif pour communiquer, collaborer et partagez en temps réel vos informations.

La version payante vous propose d’autres possibilités comme :

• Transformer votre prise de note en diaporama.
• Accéder hors connexion aux notes sur appareils mobiles.
• Annotez les PDF joints à vos notes.
• Effectuez des recherches dans les documents Office et les pièces jointes.
• Etc…

Exemple Evernote : un article de blog

Exemple Evernote : liste de vos notes

Netvibes : outil de veille

Pour finir voici Netvibes, mon outil en ligne chouchou pour la veille!

Collecter des informations et suivre les derniers articles de vos blogs et sites préférés n’a jamais été aussi facile. Très intuitif, Netvibes organise votre flux sous forme de tableaux de bords. Vous pouvez suivre des centaines de sources d’informations simultanément.

Vous pouvez gagner un temps précieux en centralisant de nombreuses tâches comme :

• consulter vos différentes messageries.
• Suivre l’analyse du trafic de vos sites web.
• Gérer l’envoi et le suivi de vos réseaux sociaux (Twitter, Facebook et Linkedin).
• Gérer votre to do list,
• Etc…

Exemple Netvibes outil de veille

J’espère que cet article vous aura inspiré pour une rentrée plus zen.

Il existe de multiples outils web 2.0 pour nous aider à mieux gérer et organiser nos agendas souvent surchargés. Cela prend du temps de trouver les bons outils mais une fois la mécanique est en place vous gagnerez en productivité et en sérénité!

N’hésitez pas à laisser en commentaire vos retours d’expériences sur ces outils et à nous en partager d’autres.

Bonne rentrée à tous!

Références

• Google Agenda (agenda en ligne)
• Remember the Milk (gestionnaire de todo list)
• Pomodoro (ou la technique de la tomate en italien)
• Tomato timer (minuteur en ligne)
• Evernote (centraliser et partager sa veille)
• Netvibes (agregateur de contenus pour veille)